1. பல்வேறு அமைச்சகங்கள்/துறைகள் அல்லது மாநில அரசு தொடர்பாக பெருமளவிலான புகார்கள் பொதுமக்களிடம் இருந்து பிரதமர் அலுவலகத்துக்கு வருகின்றன.
2. அந்த குறைகள் மீது பதிவு எண்கள் குறிப்பிடப்பட்டு, சம்பந்தப்பட்ட அமைச்சகங்கள் / துறைகள் அல்லது மாநில அரசுகளுக்கு அனுப்பி வைக்கப்படுகிறது. அதன் ஒரு பிரதி மனுதாரருக்கும் அனுப்பி வைக்கப்படுகிறது. மேலும், புகார்கள் பதிவு செய்யப்படும்போது / மனு பற்றி பொதுமக்கள் குறைதீர்ப்பு பிரிவினரால் அலசப்படும்போது, அதுபற்றிய பதிவு எண், மனுதாரருக்கு இமெயில்/எஸ்எம்எஸ் மூலம் அனுப்பி வைக்கப்படுகிறது. மனுதாரர் தன்னுடைய பதிவு எண் மூலம் தனது குறைமீதான நடவடிக்கை எந்த நிலையில் உள்ளது என்பதை https://pgportal.gov.in/Status/Index என்ற இணையதள முகவரியில் தெரிந்து கொள்ளலாம்.
3. மேலும் குடிமக்கள் பிரதமர் அலுவலகத்துக்கு அனுப்பிய தங்கள் கடிதத்தின் நிலை பற்றி 011-23386447 என்ற தொலைபேசி எண்ணை அழைத்தும் தங்கள் புகார் பற்றிய நிலையை அறிந்து கொள்ளலாம்..
4. சில புகார்கள் மீது நடவடிக்கை எடுப்பதற்காக சம்பந்தப்பட்ட ஆணையத்துக்கு அனுப்பி வைக்கப்படுகிறது. இதுபோன்ற சமயங்களில், மனுதாரர்கள் தங்கள் குறைகள் பற்றி சம்பந்தப்பட்ட அமைச்சகம் / துறை அல்லது மாநில அரசு மூலம் புகார்கள் மீதான நிலை பற்றி அறிந்து கொள்ளலாம்.
5. மேலும், பிரதமர் அலுவலகத்தில் பொதுமக்கள் குறைதீர்ப்பு பிரிவு முற்றிலும் கம்ப்யூட்டர் மயமாக்கப்பட்டு, அதில் இருந்தே கடிதங்கள் அனைத்தும் அலசப்படுகிறது. தனியாக எந்த கோப்பும் உருவாக்கப்படுவதில்லை.
6. ஆர்டிஐ விண்ணப்பதாரர்கள், பிரதமர் அலுவலகத்துக்கு அனுப்பிய தங்கள் குறைகள் பற்றிய நிலையை பற்றி அறிந்து கொள்ள, மேலே குறிப்பிட்டுள்ளவற்றை தெரிந்து கொண்டு, அதற்கு ஏற்ப ஆர்டிஐ விண்ணப்பங்களை தயாரிக்க வேண்டும்.