1. પ્રધાનમંત્રી કાર્યાલયને મોટી સંખ્યામાં જાહેર ફરિયાદો મળે છે, જે વિવિધ મંત્રાલયો/વિભાગો અથવા રાજ્ય સરકારોના કાર્યક્ષેત્ર હેઠળ આવે છે. આ પ્રકારની ફરિયાદો આ ઓફિસની જાહેર શાખા સંબંધિત મંત્રાલય/વિભાગ કે રાજ્ય સરકારને મોકલે છે.
2. સંબંધિત મંત્રાલય/વિભાગ કે રાજ્ય સરકારને મોકલવામાં આવેલી ફરિયાદની નકલ અરજદારને સુપરત કરવામાં આવે છે, જેના પર ફરિયાદનો નોંધણી નંબર અંકિત હોય છે. ઉપરાંત સરકારી શાખામાં અરજીઓની નોંધણી/કામગીરી હાથ ધરવાના સમયે નોંધણી નંબર અરજદારને ઇમેઇલ અને એસએમએસ મારફતે આપવામાં આવે છે. અરજદાર ઇન્ટરનેટ મારફતે તેમની ફરિયાદની સ્થિતિ વેબસાઇટ https://pgportal.gov.in/Status/Index પર તેમની ફરિયાદનો નોંધણી નંબર નાંખીને જોઈ શકે છે. આ નંબર તેમને મોકલવામાં આવેલા પત્રમાં હોય છે.
3. નાગરિકો 011-23386447 નંબર ડાયલ કરીને પ્રધાનમંત્રીને મોકલવામાં આવેલા તેમના પત્રોની સ્થિતિ વિશે ટેલીફોન પર પૂછપરછ પણ કરી શકે છે.
4. આ પ્રકારના કેસોમાં ફરિયાદનું નિવારણ યોગ્ય ઓથોરિટીના કાર્યક્ષેત્રમાં આવે છે, જેને ફરિયાદ મોકલવામાં આવી હોય છે. એટલે અરજદારો આ પ્રકારની ફરિયાદોની સ્થિતિ અંગે સંબંધિત મંત્રાલય/વિભાગ કે રાજ્ય સરકાર પાસેથી જાણકારી માંગી શકે છે.
5. ઉપરાંત પ્રધાનમંત્રી કાર્યાલયના જાહેર વિભાગમાં પત્રો પર કામગીરી સંપૂર્ણપણે કમ્પ્યુટરાઇઝ છે અને ફાઇલમાં કોઈ નોંધણી કરવામાં આવતી નથી.
6. પ્રધાનમંત્રી કાર્યાલયને રજૂ કરેલી ફરિયાદની સ્થિતિ જાણવા ઇચ્છતાં આરટીઆઇ અરજદારો આ સંબંધમાં આરટીઆઇ અરજી કરે તે અગાઉ ઉપરોક્ત બાબતો ધ્યાનમાં લે.